【管院】就是要快狠準! 外籍校友教你寫商務英文郵件

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管理學院國際交流辦公室辦理「英語學習角落(English Corner)」系列活動,再度邀請在英文寫作教學領域活躍的GHRM MBA校友何士修(Matthew Hopkins),教導同學們如何撰寫一封快、狠、準的英語履歷以及寄發郵件的注意事項。何士修說,用英文寫一封精簡又好讀的E-mail絕對不難,留意一些訣竅就可以以最有效率的方式溝通。
 
「從履歷中的小細節也可以感受到應徵者的重視」何士修直言,例如以條列式說明繁雜的資訊、選用常用字體如Helvetica, Arial, Calibri並控制在兩種顏色以內的閱讀性會較佳;以及在強調單詞或句子時要避免全部大寫,可以以底線或是斜體強調等方式,都能展現較專業與俐落的履歷。
 
在寄發履歷時的信件撰寫也有值得留意的技巧,例如主旨應用精簡的標題讓收信者一目瞭然信件目的;一封郵件應只包含1個主題或目的,避免收信者感到混亂;郵件副本只需寄給相關部門或人員,避免浪費大家的時間;收到來信時也要盡快回覆,即使尚有待確認事項,也可以先告知已收到郵件。此外,何士修特別提及,在職場中一定會發生用E-mail傳遞壞消息的時候,例如向主管報告業務過失、向客戶報告商品問題等,他提醒同學除了告知收信者發生錯誤或發現問題外,也應同時提出解決或補救的方案,並留意使用較中性的單字,例如:用issue取代problem,以降低收信者負面的感受。
 
講座過程,何士修輔以自身職場經驗舉例,加深同學們的理解。許多同學表示,透過本場講座發現許多之前有的問題,也期待未來在職場能在這方面表現得宜,得到客戶和主管的肯定。
 
(企管系傅禹喬、GHRM MBA楊川慧撰稿/管院編修)
 
發佈日期: 2020-11-25